Als u een van degenen bent die facturen moet maken en deze per e-mail moet verzenden, maakt u zeker gebruik van elektronische facturen. Maar als ze u niet betalen, wist u dan dat u het moet annuleren? Bent u nieuw in deze onderwerpen en weet u niet hoe u een elektronische factuur moet uitreiken en annuleren?
Maak je geen zorgen, hier vertellen we je de sleutels waarmee je rekening moet houden, zodat de Schatkist je niets vertelt. Zullen we beginnen?
Wat is een elektronische factuur
Vroeger, toen internet er nog niet was, was het moeilijker om buiten je stad werk te vinden. Maar het zou kunnen. Wanneer u echter een factuur indiende (als u zelfstandige was) voor de door u verrichte dienst, werkzaamheden of producten, moest u deze wel opsturen. Of het nu per fax is, per post, per aangetekende post, bij de koopwaar...
Met de komst van internet begonnen velen kopieën van facturen via e-mail te verzenden., hoewel ze ook een factuur met het product of per post hebben verzonden. Deze praktijk is echter verloren gegaan en uiteindelijk is dit iets dat niet meer wordt gedaan.
We kunnen dus zeggen dat de elektronische factuur is geïmplementeerd. Maar wat is het? In werkelijkheid is het een factuur die elektronisch wordt uitgegeven en verzonden. Met andere woorden, een factuur die u maakt met uw computer (of mobiele telefoon of een programma) en die u via internet verstuurt.
Voor het Ministerie van Financiën is deze elektronische factuur exact hetzelfde als de papieren factuur, deze heeft dezelfde geldigheid.
Dus dat kunnen we zeggen Het is een traditionele maar gemoderniseerde factuur.
Soorten elektronische facturen
Voordat u met u gaat praten over het uitreiken en annuleren van een elektronische factuur, moet u weten dat er twee soorten elektronische facturen zijn.
Enerzijds heb je facturen met een gestructureerd formaat. Dit zijn degenen die meestal worden gedaan, die een vooraf bepaald formaat hebben en die handmatig of automatisch worden gedaan., waarbij alleen de gegevens van de klant en de hoeveelheid product of dienst die u aanbiedt worden gewijzigd.
Aan de andere kant heb je facturen met een ongestructureerd formaat. Deze zijn nog gemakkelijker te begrijpen. Stel je voor dat je een papieren factuur hebt die je moet ‘digitaliseren’. Er gaat niets boven het maken van een foto of het scannen ervan naar een pdf om het legaal te maken als elektronische factuur.
Hoe u een elektronische factuur uitreikt en annuleert
Laten we nu gaan. Als u een beginner bent op het gebied van facturen, omdat u onlangs uw e-commerce heeft geopend en geen idee heeft van facturen; Omdat je zelfstandige bent, kan dit goed voor je zijn.
Maar Het uitreiken van een factuur is niet hetzelfde als het annuleren ervan.. Dus laten we het in delen bespreken, zodat je alles begrijpt:
Een elektronische factuur uitgeven
Zoals we u al eerder hebben verteld, kan de uitgifte van de elektronische factuur worden gedaan met programma's, sjablonen, handleidingen... Het ideaal is dat u, als u een persoonlijk merk wilt creëren of als klanten u zelfs voor uw facturen willen herkennen, creëren een gepersonaliseerde en unieke sjabloon voor u (zolang het voldoet aan de wettigheid van de factuur).
Een van de essentiële elementen die u moet opnemen, zijn:
- Cliënt gegevens. Naam en achternaam (of bedrijfsnaam), adres, NIF of CIF, telefoonnummer en e-mailadres.
- Jouw gegevens. Hetzelfde als hierboven, alles wat je nodig hebt om je te identificeren.
- Datum. De datum waarop de factuur wordt uitgegeven.
- Factuurnummer. Deze komt bovenaan te staan en je moet ze opeenvolgend nummeren. Dat wil zeggen dat als u op 1 januari een factuur maakt, deze op nummer 1 staat en de volgende die u maakt op nummer 2, of u deze nu in januari, februari of november maakt. Bij dat getal hoort het jaartal. En onthoud: elk nieuw jaar wordt de nummering opnieuw ingesteld. Op 1 januari 2023 maakt u bijvoorbeeld factuur 1/2023. En als u op 1 januari 2024 nog een factuur moet maken, is dit 1/2024.
- Beschrijving van wat er is gedaan of gekocht. Wij raden u aan om hierin beschrijvend te zijn, zodat duidelijk wordt wat de klant heeft gekocht.
- Aantal, prijs per eenheid en totaal. Als het producten zijn, is het belangrijk om aan te geven hoeveel u er heeft gekocht, hoeveel een product waard is en het totaal van wat u heeft gekocht. In het geval van service zou het invoeren van het totaal voldoende zijn.
- Totaal + BTW + Personenbelasting. Dat is het totaal van de factuur waar u de BTW bij moet optellen en eventueel de Personenbelasting moet aftrekken.
- Bankrekening. Het is belangrijk dat u aan het einde van de facturen uw bankrekening vermeldt, zodat zij die factuur kunnen betalen.
- Handtekening. Soms is het nodig dat de factuur uw handtekening draagt. U kunt het dus digitaliseren en het al in de sjabloon laten plaatsen.
Daarmee zou u de factuur al hebben uitgegeven. En u kunt dezelfde sjabloon voor alle anderen gebruiken.
Hoe u een elektronische factuur kunt annuleren
Een veel voorkomende fout bij het uitreiken van elektronische facturen is dat, als ze u niet betalen, of Nou, je hebt een fout gemaakt, denk dat als je "geannuleerd" typt, het er al zou zijn. Maar eigenlijk is het niet zo.
Volgens Koninklijk Besluit 1619/2012 kunnen facturen niet worden gewijzigd of verwijderd. De enige manier om dit te annuleren is dus via een corrigerende factuur.
En wat is dat? Goed Dit is een factuur die wordt uitgegeven ter correctie, of om de gegevens van een reeds uitgegeven exemplaar te wijzigen.
Dit heeft een unieke nummering en wat wordt gedaan is het annuleren van een uitgereikte factuur (normaal gesproken gebeurt dit vóór het einde van het BTW-kwartaal, maar het kan ook daarna, zelfs als de BTW al is voldaan).
Bovendien heeft Deze factuur is exclusief BTW (of personenbelasting), U krijgt alleen het bedrag als annulering. En dat bedrag zal negatief zijn, niet positief, want wat wij doen is het bedrag van de foutieve factuur annuleren (of dit nu de laatste is die u heeft gemaakt of een daarvoor). Het kan ook geen kwaad om in de beschrijving te praten over de factuur die wordt geannuleerd (of gerectificeerd).
Is het nu duidelijker hoe u een elektronische factuur kunt uitreiken en annuleren? Heeft u problemen gehad met deze procedure?